Voorwaarden en return medestandhouders

Beurspakketten APZI vzw

1. Voorwaarden tot deelname

Algemeen

Bedrijven in het havengebied van Zeebrugge ofwel bedrijven met diensten gelinkt aan de haven.

APZI vzw heeft steeds het recht om, naar eigen mening, doch gemotiveerd, te selecteren welke bedrijven mogen deelnemen indien er meer interesse dan capaciteit is.

2. Facturatie en annulatievoorwaarden

Facturatie

• Facturatie gebeurt rechtstreeks (bedrag excl. BTW) door APZI vzw.
• Betaling factuur voor de start van de beurs, conform de betalingsverplichtingen.

Annulatievoorwaarden voor de bedrijfsdeelname

• Tot 3 maand voor de beurs: € 0.
• Minder dan 6 weken voor de beurs: volledig bedrag.

3. Wat is inbegrepen in de deelnameprijs?

Visibiliteit

• Visibiliteit voor de beurs: communicatie via nieuwsbrieven, direct mailings, website of social media.
• Visibiliteit tijdens de beurs: logo, social media, promotiemateriaal (geen posters of roll up banners)

APZI vzw zorgt voor een uniforme look en feel.

Evenementieel

• Huur van de oppervlakte
• Catering (drank en hapjes) voor de deelnemers, lunch voor de deelnemers, aanwezigheid hostessen en/of barpersoneel indien van toepassing.
• Netwerkfaciliteiten
• Inkomtickets beurs (1 of 2 personen)

Voor extra deelnemers dienen de bedrijven zelf de inkomtickets te voorzien. Catering en de plaatsen op de stand wordt enkel voorzien voor de 1-2 deelnemers per medestandshouders en niet voor de extra deelnemers.

Organisatorisch

• Organisatie en coördinatie beursstand
• Administratie bij de beursorganisator
• Infosessie of info per mail voor de deelnemers

4. Wat dienen de medestandhouders aan te leveren?

• Logo in vectorieel bestand
• Facturatiegegevens en contactpersonen
• Minstens 1 vertegenwoordiger ter plaatse

5. Wat dienen medestandhouders zelf te voorzien?

• Transport
• Hotel

Te respecteren waarden door de medestandhouders

1. Professionaliteit: Van alle medestandhouders wordt verwacht dat zij zich te allen tijde professioneel gedragen terwijl ze hun bedrijf en APZI vzw vertegenwoordigen.
2. Respect: Van alle medestandhouders wordt verwacht dat zij elkaar en de bezoekers van de stand met respect behandelen, ongeacht verschillen in cultuur, ras, religie, geslacht, seksuele geaardheid of leeftijd.
3. Naleving: Alle medestandhouders moeten alle wetten, voorschriften en richtlijnen met betrekking tot de beurs naleven, met inbegrip van gezondheids- en veiligheidsvoorschriften.
4. Standetiquette: Alle medestandhouders moeten de stand te allen tijde schoon en netjes houden, en ervoor zorgen dat eventueel kleine promotiemateriaal of give-aways passend zijn voor het evenement.
5. Belangenconflicten: Alle medestandhouders moeten eventuele belangenconflicten die tijdens de beurs kunnen ontstaan, bekendmaken en samenwerken om een wederzijds aanvaardbare oplossing te vinden.
6. Vertrouwelijkheid: Alle medestandhouders moeten de verantwoordelijkheid respecteren van alle gevoelige bedrijfseigen informatie die door andere standhouders of vertegenwoordigers van APZI vzw met hen wordt gedeeld.
7. Samenwerking: Alle medestandhouders moeten volledig samenwerken met de vertegenwoordigers van APZI vzw om een succesvolle en positieve beurservaring voor alle aanwezigen te garanderen.
8. Communicatie: Alle medestandhouders moeten een open en duidelijke communicatie onderhouden met elkaar en met de vertegenwoordigers van APZI vzw.

Door het volgen van deze richtlijnen kunnen medestandhouders een professionele omgeving creëren die een positieve weerspiegeling is van hun bedrijven en APZI vzw.

Contractuele voorwaarden

1. De medestandhouder is aansprakelijk voor alle schade, van welke aard dan ook, die hij of diens deelnemers door diens fouten of nalatigheden veroorzaken aan APZI vzw, de organisatie, de standenbouwer, andere standhouders en diens deelnemers en/ of aan andere derden.

2. Behoudens in geval van opzettelijk fout in hoofde van de APZI vzw, vrijwaart de in gebreke zijnde medestandhouder de APZI vzw, voor elke schade en alle claims, van welke aard dan ook, wegens fouten van de medestandhouder en/of diens medewerkers. De in gebreke zijnde medestandhouder brengt de APZI vzw onmiddellijk op de hoogte van elk voorval, elke claim en ingebrekestelling.

3. Bij gebreke aan gelijkaardige bepalingen in contracten met de organisator en/of de standenbouwer, zijn, ingeval van geschillen tussen APZI vzw en een medestandhouder, de rechtbanken van Brugge bevoegd en is het Belgische recht van toepassing.

4. De medestandhouder zorgt voor een afdoende B.A.-verzekering met oog op deelname aan de beurs.

5. De medestandhouder geeft APZI vzw toestemming om hun logo te gebruiken in het visibiliteitsmateriaal voor de beurs.

6. Onverminderd artikel 5, komen de intellectuele eigendomsrechten op het visibiliteitsmateriaal zelf integraal, onherroepelijk en onvoorwaardelijk toe aan de APZI vzw. Enkel de APZI vzw kan het visibiliteitsmateriaal naar eigen inzicht bewaren, ontsluiten, kopiëren, bewerken, distribueren en exploiteren, zowel tijdens als na de uitvoering van de beurs.

7. De medestandhouder is als enige verantwoordelijk voor een laattijdige betaling aan de standenbouwer.

8. De APZI vzw verwerkt persoonsgegevens conform de kennisgeving in overeenkomsten. Wanneer de medestandhouder deze richtlijnen en voorwaarden goedkeurt, verklaart de medestandhouder:

• dat hij/zij steeds de geldende wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming en verwerking van persoonsgegevens in acht neemt en dat hij/zij op een correcte en rechtmatige wijze omgaat met persoonsgegevens van onder andere medewerkers van APZI vzw, die hij/zij verwerkt in het kader van deze richtlijnen en voorwaarden. Zo zal hij/zij ervoor zorgen dat hij/zij elke betrokkene correct informeert, een verwerkingsregister bijhoudt en passende technische en organisatorische maatregelen neemt om de persoonsgegevens die hij/zij verwerkt te beschermen. Hij/Zij zal enkel persoonsgegevens verwerken op een manier die overeenstemt met de verwerkingsprincipes uit de GDPR en enkel op basis van een rechtmatige rechtsgrond;
• dat hij/zij de kennisgeving achter de link bezorgt aan alle personen wiens persoonsgegevens de APZI vzw verwerkt in het kader van deze richtlijnen en voorwaarden en dat hij/zij deze persoonsgegevens, conform de geldende wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming en verwerking van persoonsgegevens behandelt. 

9. Door het registreren verklaart de medestandhouder zich akkoord met dit document en alle daaruit voortvloeiende rechtsgevolgen. De medestandhouder erkent dat dit document, na de registratie, rechtsgeldig tot stand komt en de naleving ervan afgedwongen kan worden.